Как радикально изменить ваш рабочий процесс!

«Рисуйте то, что вам хотелось бы видеть, начните бизнес, которым вам бы хотелось руководить, играйте музыку, которую вы хотите слышать, пишите книги, которые вам захотелось бы прочесть, и создавайте продукты, которыми вам бы хотелось пользоваться – словом, делайте работу, которую вам бы хотелось увидеть сделанной». ― Остин Клеон

Как вы справляетесь с вашей работой? На что вы чаще всего обращаете внимание? Не слишком ли у вас высокий уровень тревожности? Может быть, вас переполняет стресс? А может, вам просто надо лучше осознавать, что вы делаете, и как вы это делаете?

Ну так я вас заверяю – чаще всего проблема именно в последнем, и здоровая доза самосознания поможет вам справиться если и не со всеми вашими проблемами, то, по меньшей мере, с большей их частью. И чтобы помочь вам в этом, без сомнения, благородном начинании, я собрал в этой статье 10 сильных идей, которые помогут вам понизить уровень стресса, пробиться сквозь пелену неуверенности, подстегнуть вашу креативность, и научиться делать больше правильных вещей за меньшее время – с улыбкой на лице!

1. Найдите время на то, чтобы еще раз посмотреть на мир вокруг вас… играючи.

В 2006 году ученики Высшей школы Ксавье получили от своих учителей задание написать письмо своему любимому из живых авторов — и несколько учеников выбрали Курта Воннегута, написав ему коллективное письмо. Ответ Воннегута – кстати, единственный, который они получили – воплощает в себе сущность того, насколько все-таки важен легкий, веселый взгляд на все, что нас окружает, особенно если мы хотим добиться чего-то великого:

«Вот что я хочу вам сказать, причем это займет самую малость времени: Займитесь любым искусством, музыкой, пением, танцами, актерским делом, черчением, рисованием, изготовлением скульптур, поэзией, написанием книг, эссе, репортажей или пьес, неважно, насколько плохо или хорошо вы это будете делать – не для того, чтобы обрести деньги и славу, но для того, чтобы понять, что у вас внутри, чтобы заставить вашу душу расти и становиться лучше.

Я не шучу! Начните это делать прямо сейчас, и продолжайте до конца вашей жизни. Нарисуйте забавный или красивый портрет мисс Локвуд, и вручите его ей. Танцуйте по дороге домой из школы, пойте в душе, и так далее, и тому подобное. Выложите улыбающееся лицо горошком в вашей тарелке с картошкой. Представьте, что вы – это не вы, а граф Дракула».

И хотя ответ Воннегута был направлен на детей школьного возраста, которых от хотел мотивировать на усердное познание нового и получение новых идей и навыков, он пригодится всем нам – ведь мы с легкостью ограничиваем себя одной определенной сферой деятельность, будь то писательское дело, программирование или дизайн. Мы уютно устраиваемся в этой ракушке, и перестаем задействовать наши креативные и интеллектуальные мускулы. Мы никогда не реализуем весь наш потенциал, и не становимся теми, кем можем быть на самом деле.

Так что не упускайте из виду идею легкого, веселого и игрового познания мира, и старайтесь выделять время на то, чтобы воплощать ее в жизнь. Постоянно пробуйте что-то новое, чтобы расширить границы возможного, чтобы расчистить место для роста вашей души, чтобы сохранять свежий, незамыленный взгляд на мир. И вы вполне можете применить все, что осознаете во время этого, все ваши новые знания и умения к вашей основной работе. Вы даже не представляете, насколько сильно это может изменить всю вашу жизнь!

2. Отслеживайте и оценивайте по достоинству каждый шаг на пути к цели.

Все мы, когда тяжело и напряженно работаем, хотим, чтобы наша работа имела значение… хотим знать, что все, что мы делали, было не зря. Я почти уверен, что это желание настолько глубинно и первично, что однажды ученые найдут, какие гены человеческого ДНК за него отвечают.

Именно поэтому (верьте или нет) уборщики и уборщицы в больницах, как правило, получают от своей работы немалое удовольствие. Когда они входят в грязную комнату, они знают, что им нужно делать, как комната должна выглядеть перед тем, как они перейдут к следующей, и насколько их работа важна для тех, кто будет пользоваться этой комнатой. А перед тем, как выйти из комнаты, они окидывают ее взглядом, и чувствуют удовлетворение от хорошо сделанной работы.

Да, вполне возможно, что ваш прогресс на пути к цели, мечте, или, скажем, к завершению очередного проекта далеко не так явно и очевидно заметен, но чем больше вы будете ценить ваши усилия, тем продуктивнее вы в итоге станете.

Попытайтесь в конце каждого дня еще раз смотреть на то, что вам удалось выполнить и чего добиться, зная, что в долгосрочной перспективе даже самые крохотные победы и достижения очень и очень важны. Заведите дневник – вписывайте в него каждый день хотя бы что-то (неважно, насколько незначительное), чего вы добились за этот день, и почему это для вас важно. Делайте это следующие 30 дней, и вы непременно заметите, как это повлияло на ваше счастье и работоспособность. Ну а если вам понравится эффект (а он вам понравится – то продолжайте).

Кроме того, подумайте над тем, чтобы время от времени устраивать для себя этакие мини-праздники, чтобы вознаградить себя за хорошо сделанную работу. Слишком часто, завершив один проект, или выполнив одно задание, мы тут же переходим к следующему, даже не замечая, что мы что-то сделали, что-то завершили, и это замечательно. Я и сам частенько ловлю себя на этом. Даже если я только что дописал огромное и важное письмо, и это потребовало от меня множества раздумий, составлений планов и сбора данных, то в тот же момент, когда я его отправляю, я, не дав себе передохнуть ни минутки, уже берусь за следующий пункт моей повестки дня.

И поэтому, когда вы в очередной раз поймаете себя на чем-то подобном, сделайте глубокий вдох, отложите на минутку в сторону все ваши безумно важные дела, за которые вам якобы нужно браться в эту самую секунду, и устройте себе мини-праздник в честь хорошо выполненной работы. Я стараюсь делать такие праздники веселыми, восстанавливающими мою энергию, и полезными. Вот пять простых способов, которыми вы можете отпраздновать завершение работы над очередным проектом:

• Послушайте вашу любимую музыку.
• Пройдитесь на свежем воздухе, и подышите полной грудью.
• Позвоните хорошему другу или приятелю, и поделитесь с ними вашими достижениями.
• Съешьте небольшой кусочек черного шоколада.
• Напишите несколько строчек в вашем дневнике благодарности.

Такие простые ежедневные «праздники» помогают вам сохранять позитивное настроение, и поможет вам мотивировать себя на выполнение следующей поставленной перед собою задачи… следующей… и следующей.

3. Старайтесь видеть смысл во всех ваших заданиях и проектах.

Любое дело, за которое вы беретесь, может или увеличить ваше счастье, или уменьшить его. Оно может помочь вам продвинуться еще на шажок к вашей цели, либо стать чем-то, что удерживает вас на месте, да еще и вдобавок раздражает. У каждого дела, у каждой задачи есть свое предназначение, свой смысл – даже у самых незначительных. И если вам кажется, что у того, чем вы занимаетесь, если и есть смысл, то он совершенно вам не подходит, значит, пришло время найти способ перестать этим заниматься, или переложить это занятие на того, кому оно по душе. (Кстати, мы поговорим об этом более подробно в 7 и 9 пунктах).

Конечно, далеко не каждая работа, и не все задачи одинаково интересны, так что постарайтесь понять, как те задачи и проекты, которым вы занимаетесь, работают на достижение вами более крупных целей. И если, к примеру, вас просят разложить в несколько тысяч брендированных пакетов, предназначенных для раздачи клиентам, корпоративные буклеты (как однажды попросили сделать меня), тогда постарайтесь понять, почему вы это делаете.

Почему вы согласились взять за эту работу? Ответ на это «почему» может быть, как предельно простым – потому, что об этом вас попросил непосредственный начальник, а вы хотите и дальше работать на этом месте, чтобы прокормить вашу семью, так и куда более субъективным. К примеру, вы могли взяться за это поручение потому, что вы надеетесь, верите или знаете, что это принесет радость (или будет полезным) будущим клиентам вашей компании. Когда у нас получается визуализировать эффект, который ваша работа окажет на других людей, нам куда проще сохранять мотивацию.

К тому же, когда мы находим смысл в нашей работе, мы, как правило, делаем ее намного качественнее, да еще и получаем от нее удовольствие.

4. Найдите способ вызвать улыбку у окружающих.

Другие люди – их слова, чувства, поступки – во многом являются причиной того, что мы делаем то, что делаем. И когда мы делаем что-то сложное и непривычное, а к нам обращаются с улыбкой и ободряющими словами, это становится явным, зримым подтверждением того, что мы работаем не зря.

Так что когда вы в следующий раз, работая над чем бы то ни было, почувствуете упадок сил, подумайте, не можете ли вы временно переключиться на задание или поручение, которое поможет вам вызвать ободряющую улыбку у коллеги, клиента или босса. Вы мгновенно получите существенный прилив сил, и следующая задача станет для вас куда легче.

5. Узнайте, что вызывает у вас мотивацию, и используйте это.

У каждого человека есть мотивирующие триггеры, которые помогают им идти дальше, когда они нуждаются в приливе сил и работоспособности.

Одним из моих триггеров является хорошая музыка. Когда я пишу статьи или письма, я люблю слушать классическую музыку. Моцарт делает мои пальцы быстрее, а глаза – внимательнее. Этот мотивационный триггер помогает мне концентрироваться на том, что нужно сделать, и позволяет выполнить намного больший объем работы.

Конечно, музыка вовсе не обязательно окажется и вашим мотивационным триггером, так что вам придется найти его самостоятельно. Вы даже можете попробовать что-то совсем простенькое – к примеру, заниматься дыхательной гимнастикой, помогающей вам концентрироваться, перед тем, как с головой уйти в работу. Она вполне может помочь вам более качественно выполнить работу, или принять более мудрое решение. И знаете, что лучше всего? Если вы определите свой мотивационный триггер, и будете раз за разом его использовать, рано или поздно он войдет у вас в привычку. Он станет ассоциироваться у вас с продуктивной, качественной работой, и с его помощью вы сможете куда быстрее переходить в состояние повышенной концентрации и работоспособности, позволяющей вам выполнять работу быстрее и эффективнее (мы поговорим об этом подробнее в 10 пункте).

6. Спланируйте в своем рабочем графике перерывы для восстановления сил.

Ни у вас, ни у кого бы то ни было еще, увы, нет бесконечного запаса энергии. Представьте себя аккумулятором, в котором есть определенный запас энергии, но который на протяжении дня нужно время от времени подзаряжать. Большинство людей «выходят» на максимальный уровень отдачи энергии примерно через два часа после пробуждения, и это длится около трех часов. Ну а потом их уровень энергии медленно, но верно идет на спад – особенно после обеда.

Скорее всего, вы испытывали послеобеденный упадок сил больше раз, чем могли бы подсчитать при всем желании. Именно после обеда большинство людей тянутся за чашечкой крепкого кофе или чем-то сладеньким, что никак нельзя назвать здоровой привычкой.

Так какая же у нас есть альтернатива привычной послеобеденной чашечке кофе?

Поработайте над вашим распорядком дня. Спланируйте несколько коротких перерывов, которые помогут вам поддерживать более высокий уровень энергии на протяжении дня, и заодно позволят избежать ненужных перекусов и увеличения талии в объеме.

Постарайтесь планировать эти перерывы именно на то время, когда, как подсказывает вам опыт, вы испытываете упадок энергии. К примеру, запланируйте послеобеденную прогулку, перекус фруктами (а не булочками), и дайте себе 10-15 минут на то, чтобы подышать полной грудью и успокоиться, прежде чем возвращаться к работе.

7. Просите о помощи в ту же минуту, когда она вам действительно понадобится.

Если вы из тех, кто привык всегда быть на виду, и любит, чтобы у них все всегда получалось, вас это касается в первую очередь. Вы можете разбираться во многом, но вы не можете быть специалистом всегда и во всем. Поверьте, у других людей есть умения и навыки, которые помогут вам сделать больше, сделать это качественнее, и сделать ваши усилия намного эффективнее в целом.

Когда вы чувствуете себя уставшим, или понимаете, что вас завалило работой, очень важно уметь положиться на других людей, поручив им то, в чем они разбираются куда лучше вашего. Если вы понимаете, что нуждаетесь в помощи, не молчите. Попросите о ней. Знаете, что забавнее всего? Большинству людей на самом деле даже нравится помогать другим, когда у них есть возможность это сделать. Вы повышаете им настроение своей благодарной улыбкой, а они помогают слегка облегчить ношу, которую вы на себя взвалили.

8. Переверните привычный сценарий с ног на голову.

Одна из наших клиенток, Эми, просто-таки ненавидела регулярные оценки производительности своих подчиненных. Она всегда откладывала их составление до последнего, и, если честно, это раздражало как ее саму, так и ее подчиненных. Она терпеть не могла их делать прежде всего потому, что чувствовала – ее команде они нужны, как собаке пятая нога, и они не в восторге от этой процедуры.

Так что она решила перевернуть все с ног. Вместо регулярных оценок уже проделанной работы она попросила своих подчиненных, собравшись вместе, и при ее участии, составить план своей карьеры на ближайшие 12 месяцев. И знаете, что? У них все получилось. Собравшись вместе, они создали куда более приятную и полезную процедуру, которая понравилась всем без исключения.

Так что если в вашей жизни есть какая-то задача или проект, которые вас беспокоят или раздражают, постарайтесь найти к ней новый подход. Для, для того, чтобы его отыскать, вам может понадобится несколько попыток, но если в итоге вы найдете способ получать удовольствие от ранее неприятных обязанностей, вы сделаете счастливее не только себя, но и окружающих людей.

9. Научитесь отказываться от тех задач и той работы, которые вам совсем не по душе.

Если вы действительно хотите больше заниматься той работой, которая вам по нраву, да и быть счастливее в целом, вы должны научиться говорить «нет».

Если вас пытаются втянуть в проект, который совершенно вам не подходит, и у вас нет необходимых для него навыков, вы должны найти способ сказать «нет» на это предложение. Отвечать отказом тоже нужно с умом – это нужно делать так, чтобы ваш собеседник не чувствовал себя отверженным, и не обижался. К примеру, если ваш начальник хочет взвалить на вас проект, который вас не вдохновляет, или с которым вы можете и не справиться, тогда вам стоит вместо того, чтобы просто ответить отказом, постараться найти другое решение для этой проблемы. Вместо того, чтобы просто ответить «нет», предложите ему другой вариант – вариант, который решит его проблему, и он сможет сказать вам «да».

Всегда можно прийти к компромиссу, устраивающему обе стороны. Будьте креативнее в решении проблем, и вы поможете и себе, и другим.

Хочу поделиться с вами еще одной сильной идеей, которую мне довелось прочесть в недавнем интервью Марка журналу Forbes:

«Потратьте немного времени, чтобы сэкономить целую уйму времени.

Ну как, вы уже готовы у тому, чтобы потратить немного времени прямо сейчас, чтобы сберечь уйму времени в будущем? Тогда подумайте о рутинных действиях, которые вы делаете раз за разом на протяжении рабочей недели. Подумайте, нет ли более эффективного способа их делать? Нет ли более краткого пути к получению того же результата? Нельзя ли как-то автоматизировать это действие, или перепоручить его кому-то еще? Представьте, что на то, чтобы выполнить какое-то рутинное действие, у вас уходит 20 минут, а на то, чтобы придумать более эффективный способ его выполнения, у вас уйдет часа два. Если вы выполняете это действие каждый день, а новый процесс, на создание которого у вас уйдет два часа, позволит сократить время выполнения до 5 минут вместо 20, эти два часа будут потрачены не зря. Зачастую мы можем автоматизировать многие действия и задания, воспользовавшись современным технологиями (к примеру, сортировку сообщений электронной почти и оплату счетов). А еще во многих случаях мы можем привлечь кого-то еще, делегировав ему часть нашей работы, или обучив части ваших обязанностей.

Что я хотел всем этим сказать? А вот что: чем больше вы автоматизируете и делегируете, тем больше вы сможете сделать, приложив те же усилия».

10. Максимально эффективно используйте время повышенной работоспособности.

Умение, сосредоточившись, быстро войти в зону максимальной эффективности и работоспособности – одно из самых важных умений для тех, кто хочет добиться настоящего успеха. Если у вас будет получаться выполнять наиболее важную часть вашей работу как можно раньше и эффективнее, у вас останется намного больше времени на то, чтобы отдохнуть, или испытать новые креативные идеи.

Чтобы попасть в зону оптимальной работоспособности, начните с того, что описано в 5 пункте этой статьи – мотивационных триггеров. Если вы сможете воспользоваться ими, чтобы быстрее попасть в зону работоспособности, вы сможете выполнять больше работы, и делать это быстрее. Следующий шаг для большинства людей, пожалуй, куда тяжелее – попав в эту зону, вы должны действительно заниматься работой, а не чем попало. А для этого вы не должны позволять себе отвлекаться на что бы то ни было, кроме того, что действительно важно. Вот, что об этом сказал Марк все в том же недавнем интервью журналу Forbes:

«Любой, кто хочет достичь поставленных перед собою целей, должен сделать для этого две ключевые вещи. Первое – он должен сосредоточиться на том, что должно быть сделано, и второе – он должен убрать со своего пути все помехи, чтобы его ничего не отвлекало.

Результаты множества научных исследований подтверждают, что у людей никогда не получается сделать больше осмысленной работы, просто работая дольше – если при этом они перескакивают с одной задачи на другую, и берутся за все, что им подворачивается. Нет, сделать по-настоящему больше у них получается лишь тогда, когда они работают, следуя четкому плану, и постоянно отслеживают ключевые параметры и этапы своего плана. Так что если вы хотите стать более успешным человеком, и заодно избавиться от большей части своего стресса, прежде, чем спрашивать, как делать что бы то ни было более эффективно, спросите у себя «А я вообще должен это делать?» Вы не должны делать что-то лишь потому, что у вас это хорошо получается. Лично я считаю это одной из основных проблем большей части систем управления своим временем – гуру продуктивности и работоспособности, как правило, учат тому, как делать работу быстрее и эффективнее, но люди зачастую пытаются делать быстрее и эффективнее то, что им не стоило бы делать вообще.

Но если вы твердо убеждены, что то, что вы работаете над нужными и полезными вещами, один из наиболее эффективных способов сделать их как можно быстрее и качественнее – избавиться на время работы от всех отвлекающих вас помех. Так что заприте вашу дверь, повесьте табличку «не входить», выключите телефон, закройте приложение электронной почты, отключитесь от интернета, и так далее. Конечно, вы не можете отключиться от мира навсегда, но пока вы это делаете, вы делаете работу как минимум вдвое эффективнее. Так что если вы действительно хотите добиться успеха, постарайтесь создать для себя тихое, спокойное, и лишенное помех рабочее окружение».

Несколько мыслей напоследок

Не пытайтесь взяться за все 10 этих идей одновременно. Прочитайте их еще раз, а потом начните воплощать в жизнь ту, которая зацепила вас сильнее всех остальных. Неважно, как именно зацепила – она могла напугать вас, или показаться безумно притягательной… но, скорее всего, от реализации именно этой идеи вы сейчас получите наибольшее преимущество.

А теперь подумайте, как вы будете воплощать эту идею в жизнь. Составьте для себя план. Опишите первые три шага, необходимые для ее реализации. А теперь возьмите первый шаг, и подробно распишите, когда и как вы его сделайте – установите для него четкое время, и проконтролируйте выполнение.

Все должно быть предельно четко и конкретно: Каким будет ваш первый шаг? Когда вы его сделаете? Как именно вы это сделаете?

К примеру, если вы хотите поутру быстрее переходить в состояние оптимальной работоспособности, вашим первым шагом может стать составление списка из трех помех, которые вы хотите попытаться устранить. А после выберите самую назойливую, и решите, как вы от нее избавитесь.

Если коллеги постоянно отвлекают вас, выдергивая вас из зоны работоспособности, то вы должны найти кусочек времени, в который вас никто не будет отвлекать, а если такого нет, создать его. В качестве первого шага вы можете прямо сказать вашим коллегам, что вам нужно время на то, чтобы сосредоточиться и поработать. Вы можете каждый рабочий день с 9 до 11 надевать на голову наушники и не реагировать на внешние раздражители. Или, к примеру, добавить в подпись корпоративной электронной почты и в автоответчик голосовой информацию о том, что каждый день с 9 до 11 вы работаете над важным проектом, и хотели бы, чтобы вас не отвлекали. Вам нужно время для того, чтобы максимально эффективно поработать над тем, что для вас действительно важно. Так отвоюйте же его.

Оригинал статьи — 10 Powerful Ideas that Will Change the Way You Work

Источник перевода - Клубер