Как научиться расставлять приоритеты дел

Принятие чрезмерных обязательств может привести к трудностям в установке приоритетов.

Когда в вашем списке слишком много первоочередных дел, вам сложно расставить приоритеты потому, что вы взвалили на себя слишком много. Если у вас слишком много срочных дел и слишком мало времени – вы определенно слишком много на себя берете.

Чьи это приоритеты?

Для того, чтобы расставить приоритеты, вам нужно определиться, чьим приоритетам вы пытаетесь следовать. Только некоторые из нас могут жить, считаясь исключительно со своими устремлениями. Мы вынуждены учитывать приоритеты тех, на кого мы работаем, с кем мы работаем и с кем живем. Трудности с определением очередности могут возникать из-за противоречия между тем, что вы хотите, и тем, что хотят от вас другие.

Планирование в Критический момент

Если вы не составляете план своих дел и не определяете порядок их выполнения, то вам придется делать это в последний момент. Это означает, что вы беретесь за дела, когда на горизонте маячит дедлайн или скоро наступит критический момент. Если планировать дела таким образом – возникнет много проблем. Во-первых, в спешке вы не можете хорошо выполнять свою работу. Во-вторых, важные, но несрочные дела, могут так и остаться не сделанными.

Расстановка приоритетов методом «скрипучего колеса»

Приоритезация методом «скрипучего колеса» связана с предыдущим пунктом. Вы позволяете другим устанавливать для вас приоритеты – удовлетворяете требования того, кто жалуется громче всех. Если ваш супруг сердится, что вас «никогда нет дома», то он становится для вас приоритетом, правда, ненадолго. Если ваш начальник в состоянии стресса и начинает давить на вас, требуя закончить проект, тогда это становится вашим приоритетом. Люди, которые расставляют приоритеты, основываясь на чьих-то желаниях, всегда тяжело работают для удовольствия других и практически не имеют времени для себя. Они не понимают, что так происходит в первую очередь из-за недостатка планирования. Гораздо проще предоставить супругу, которому кажется, что им пренебрегают, или боссу, находящемуся под давлением, разумные аргументы, если у вас есть хорошо продуманный план, как это сделать. Подготовьте заранее объяснение, почему необходимо следовать установленным вами приоритетам.

То, что полегче – в первую очередь

Распространенный способ избежать важных дел, которые кажутся трудными – сначала делать то, что полегче. Несложные задания – например, проверка почты, ответы на звонки, посещение собраний – могут занять весь рабочий день, пока вы откладываете выполнение более важных дел, требующих усилий, планирования или концентрации.

Метод «Мишень»

Еще один распространенный метод избежать планирования первоочередных задач – начать делать то, что первое попадется вам под руку. Вместо того, чтобы перестать думать, такие люди просто едва ли не случайно выбирают что-нибудь и приступают к работе, часто над тем, что не очень-то и важно.

Учимся хорошо планировать

Если вы живете в режиме дедлайна, или ваши приоритеты устанавливаются на основании чьих-то желаний, выбираете себе мишень или убираете то, что полегче, с дороги, то в конце дня, недели, месяца или карьеры вы обнаружите, что делали совсем не то, что соответствует вашим основным ценностям – вы провели время, но не хорошо. Для того чтобы расставить приоритеты, в первую очередь необходимо определить цели. Например, если ваш главный приоритет – изменить направление своей карьеры, очень важно каждый день уделять время для того, чтобы предпринимать какие-то шаги в этом направлении. Если вы позволяете своему руководителю определять ваши приоритеты, то вскоре обнаружите, что хотя вас ценят на работе, удовольствия от жизни вы получаете мало.

Слишком много срочных дел в загруженный день

То ли из-за многочисленных обязательств, или из-за непредвиденных обстоятельств, у всех бывают дни, когда у нас есть множество первоочередных дел и нет никакой возможности заняться всеми ими. В такие моменты мы должны отступить и задать себе следующие вопросы:     * Какой пункт списка первоочередных дел соответствует вашей системе ценностей?     * Что будет, если не выполнить ни одного из этих заданий?     * Есть ли рядом кто-нибудь, кому можно перепоручить одно из первоочередных заданий? Как только вы ответите на эти вопросы, порядок построения списка первоочередности станет яснее.